La crise sanitaire a profondément remis en question les modes d'organisation du travail, en particulier dans les entreprises dont les équipes sont réparties sur plusieurs pays. Comment les fonctions RH ont-elles piloté cette transition ? Comment ont-elles maintenu la cohésion des équipes et préservé la culture d'entreprise malgré la distance ? Emna Abdellah, DRH d'Expensya, a partagé son expérience lors d'un webinar organisé avec Klara, offrant un éclairage concret sur les leviers qui ont fait la différence.

Expensya : une organisation internationale face au défi du confinement

Des équipes multi-localisées à l'épreuve de l'isolement

Née en 2015, Expensya s'est structurée dès ses débuts dans une logique internationale : l'entreprise dispose d'équipes en France, en Allemagne et en Tunisie. Cette configuration, qui constitue un atout en temps normal, a complexifié la gestion du confinement en mars 2020. L'isolement des collaborateurs, souvent intégrés dans des équipes de taille limitée, s'est trouvé accentué par la distance géographique déjà existante.

Face à cette réalité de terrain, les équipes RH d'Expensya ont adopté une approche en deux temps : observer d'abord, puis agir en conséquence. Cette démarche structurée a permis de mieux cibler les besoins réels des collaborateurs avant de déployer des solutions adaptées.

Observer pour mieux agir : deux profils de réaction face à l'isolement

La phase d'observation a mis en évidence deux types de réaction selon les équipes.

D'un côté, les développeurs ont réussi à reconstituer assez facilement leur environnement de travail et n'ont pas noté de changement significatif dans leur quotidien. De l'autre, les équipes Sales et Support ont eu besoin de davantage d'accompagnement. Ces collaborateurs, habitués au contact humain quotidien, ont dû être aidés à recréer un environnement propice à leur épanouissement.

Cette distinction a permis aux RH d'Expensya d'adapter leur réponse selon les réalités de chaque équipe, plutôt que d'appliquer une solution uniforme à des situations différentes.

Les RH au cœur de la gestion de la crise

Managers comme relais, outils comme leviers

Gérer la distance entre les collaborateurs, organiser le retour en présentiel sans visibilité réelle, prendre en compte les protocoles sanitaires spécifiques à chaque pays : autant de défis que les équipes RH d'Expensya ont dû piloter simultanément.

Chez Expensya, Emna Abdellah s'est appuyée sur les managers pour maintenir le lien avec chaque collaborateur, les RH ne pouvant assurer un suivi individuel à l'échelle de toute l'organisation. Les managers ont joué un rôle de relais structurant, ce qui a contribué à renforcer la culture d'entreprise dans un contexte de fragmentation des équipes.

L'activité d'Expensya n'ayant pas marqué de pause, il a également fallu continuer à recruter et à accompagner l'arrivée des nouvelles recrues. Les processus d'intégration ont été formalisés et simplifiés en concertation avec les managers. Des outils ont été déployés à cette fin : AirCall a notamment été intégré pour digitaliser les appels téléphoniques et centraliser les données associées.

Maintenir la culture d'entreprise malgré la distance

Avec des changements aussi rapides, le risque était réel de voir la culture d'entreprise s'éroder. L'engagement des collaborateurs, particulièrement sensible en période de télétravail prolongé, est resté une priorité pour les équipes RH.

Des sessions internes de formation en management ont été organisées pour aider les managers à accompagner leurs équipes dans ce contexte inédit. Des contenus de lecture ont également été mis à disposition pour les soutenir dans cet accompagnement au quotidien.

Un suivi attentif de l'équilibre vie professionnelle et vie personnelle a été mis en place, afin de prévenir les risques psychosociaux. Pour renforcer le sentiment d'appartenance, des cadeaux de fin d'année ont été envoyés directement aux collaborateurs, quel que soit leur pays. Des temps d'échanges réguliers, des activités de team building comme les "off-site managers" et des petits-déjeuners d'équipe ont complété ce dispositif pour maintenir la cohésion à distance. L'objectif : diffuser un même niveau de connaissance de l'entreprise à tous les collaborateurs et leur demander le même investissement, où qu'ils se trouvent.

Des outils pour créer de la valeur, au service du lien humain

Digitaliser sans perdre de vue l'essentiel

Les outils digitaux ont joué un rôle structurant dans la gestion de la crise. Mais Emna Abdellah l'a rappelé avec clarté : un outil doit permettre de gagner du temps, à condition que ce temps gagné soit réinvesti pour créer de la valeur ajoutée. La technologie ne remplace pas le lien humain, elle le libère.

Un outil d'onboarding a par exemple été mis en place chez Expensya. Les résultats ont été mesurables : le taux de réponses s'est avéré plus élevé en format virtuel qu'en présentiel, avec un taux de satisfaction identique. Un résultat concret qui illustre que la digitalisation, bien conduite, peut améliorer l'expérience collaborateur sans la dégrader.

Klara pour structurer et fiabiliser le talent management

C'est dans cette logique qu'Expensya a intégré Klara à sa démarche de talent management. L'outil permet d'avoir une connaissance fine et précise de ce que les collaborateurs savent faire : compétences techniques et compétences comportementales sont cartographiées et centralisées, offrant à la DRH une visibilité globale sur les talents disponibles.

Cette lisibilité sur les compétences facilite plusieurs décisions RH concrètes : identifier les chemins de carrière possibles pour chaque collaborateur, repositionner un profil dont le poste évolue, ou réaliser un matching précis entre un poste à pourvoir et les ressources internes disponibles. Assurer ce suivi sous format papier ou tableur ne serait ni tenable ni efficace dans une organisation en croissance dotée d'expertises diverses. L'outil décentralise ce type de processus tout en fiabilisant les données et en rendant les décisions plus éclairées.

Vers un "future of work" fondé sur le nomadisme

Effacer les barrières géographiques pour aller chercher les talents

La gestion de la crise sanitaire a confirmé une tendance qu'Expensya avait anticipée bien avant le confinement : le nomadisme professionnel. L'idée de départ est simple : un collaborateur est plus performant dans un environnement qu'il comprend et qu'il connaît. C'est pourquoi Expensya fonctionne sur le principe qu'un commercial natif d'un pays sera plus efficace en opérant dans son propre pays, quel que soit son périmètre d'action.

Cette approche ouvre également de nouvelles perspectives en matière de recrutement. En supprimant les contraintes géographiques, il devient possible d'identifier des talents partout dans le monde. Le seul critère déterminant est la compétence, pas la localisation. Si une entreprise a besoin d'un expert en technologie et que le profil idéal est basé à Londres, elle doit être en mesure de le recruter et de l'accompagner là où il se trouve.

Garder la culture d'entreprise dans un monde sans frontières

Ce modèle représente une opportunité réelle pour les organisations qui souhaitent élargir leur cercle de talents potentiels. Il implique cependant une vigilance constante sur la culture d'entreprise. Opérer partout dans le monde ne doit pas se faire au détriment de l'identité collective.

Chez Expensya, cela passe par l'instauration de bases communes : faire de l'anglais la langue de travail partagée, par exemple, garantit un fonctionnement global cohérent de l'organisation. Les initiatives testées par les équipes RH lors des confinements successifs ont permis de clarifier ce qui fonctionne et ce qui doit être ajusté pour construire un modèle de travail véritablement adapté aux entreprises et à leurs collaborateurs.