La transformation digitale, l’abondance des données et la diversité des profils poussent les entreprises à créer ou renforcer leur système de gestion des connaissances. Capitaliser sur l’intelligence collective reste cependant une mission complexe, surtout avec la diversité des domaines de connaissances et d’expertise tacites. Voici un tour d’horizon des principaux types de connaissances à gérer au sein de votre entreprise. Découvrez aussi les méthodes et outils pour transformer les gestes métier en savoirs pérennes et transmissibles.
Qu’est-ce que la gestion des connaissances ?
Le Knowledge Management ou la gestion de la connaissance au sein d’une entreprise désigne le processus de conversion de ses données en actifs. Elle vise à codifier et à développer ses compétences métiers pour en faire un levier d’innovation, de compétitivité et de croissance.
Définition et enjeux
Le management de la connaissance représente l’approche multidisciplinaire par laquelle votre entreprise crée, partage, utilise et gère son capital immatériel. Elle aboutit à la mise en commun des savoirs métiers sur une plateforme collaborative accessible à tous.
L’objectif de ce processus de gestion ? Faciliter l’apprentissage organisationnel par la formation continue, une stratégie de codification des compétences efficace et une meilleure gestion documentaire.
Types de connaissances à gérer
Votre entreprise s’appuie sur trois types de savoirs complémentaires : les connaissances explicites, implicites et tacites.
La connaissance explicite englobe les informations faciles à comprendre, accessibles et simples à transmettre :
- Documents d’analyse et de synthèse ;
- Plan de vos locaux ;
- Algorithmes, politiques et manuels d’utilisation…
La connaissance implicite s’obtient par l’accumulation des connaissances explicites suivant le principe de l’apprentissage par la pratique.
La connaissance tacite, quant à elle, se construit au fil du temps à travers l’expérience personnelle et culturelle. Elle est au cœur de la transmission savoir qui implique de codifier plusieurs compétences informelles. Elle s’avère difficile à transmettre, d’où l’importance de la mise en œuvre d’une stratégie de gestion efficace.
Pourquoi la gestion des connaissances est-elle essentielle ?
Le Knowledge Management est indispensable pour la compétitivité, la montée en compétence et l’innovation au sein des entreprises. Il apporte une solution pérenne à plusieurs enjeux :
Bénéfices pour l’organisation et les collaborateurs
La gestion des connaissances permet d’améliorer la prise de décision, surtout en ce qui concerne la montée en compétences. Les dirigeants accèdent en temps réel à des données actualisées et pertinentes pour évaluer une formation, ajuster un programme d’apprentissage…
Le Knowledge Management sert aussi à codifier et préserver l’expertise individuelle de vos talents. Vous réduisez par la même occasion le risque d’une perte de connaissances critiques après une rotation du personnel ou une vague de départs à la retraite.
Vos collaborateurs accèdent plus facilement aux processus et meilleures pratiques de l’entreprise. Ils deviennent plus productifs, ce qui améliore votre efficacité opérationnelle.
Impacts sur la performance et l’innovation
Les systèmes de gestion des connaissances mettent l’accent sur la collaboration et la communication au sein de votre entreprise. Ils brisent les silos d’information classiques, ce qui optimise la créativité de vos talents.
Les collaborateurs partagent instinctivement leurs idées et connaissances. Ils créent ainsi une saine émulation qui entraîne le développement de nouveaux services, produits et processus.
Comment mettre en place un management des connaissances efficace ?
La réussite de la centralisation des connaissances repose sur un processus pertinent pour votre équipe. Pour construire une stratégie efficace, vous devez donc adopter une approche évolutive.
Étapes clés et bonnes pratiques de capitalisation des connaissances
Commencez votre projet de gestion en rassemblant un maximum d’informations pertinentes sur les connaissances au sein de votre entreprise, en vous appuyant notamment sur la documentation déjà existante.
Organisez les données recueillies suivant la base de connaissances et la méthode de stockage retenues.
La diffusion de l’information intervient dès que votre équipe identifie le moment et le canal opportun. Nous vous suggérons d’élaborer un processus de conduite du changement en amont afin d’adapter cette nouvelle base de connaissances à votre équipe.
La dernière étape est celle de l’exploitation des connaissances. Réalisez une mise à jour régulière des données codifiées pour maximiser leur précision.
Outils digitaux et solutions de gestion
38 % des collaborateurs se disent frustrés par les serveurs d’informations et les bases de données désorganisés. Ce constat d’APQC dans son rapport d’enquête sur les priorités et les prévisions en matière de gestion des connaissances souligne l’importance des outils digitaux.
Les bases de connaissances constituent le hub centralisé dont vous avez besoin pour documenter les données sur les processus, les produits et la formation. Vos talents et vos clients peuvent les consulter pour trouver des informations importantes et résoudre des problèmes en temps réel.
Les systèmes de gestion de l’apprentissage facilitent le partage des modules de formation et des ressources pédagogiques relatifs à l’emploi. L’outil de suivi des compétences optimise, quant à lui, l’apprentissage de vos talents dans une optique d’organisation apprenante.
Exemples concrets et retours d’expérience
Toyota représente la meilleure illustration d’une gestion efficace des connaissances dans le domaine industriel. Son approche comprend quatre phases :
- La production et acquisition des connaissances ;
- Le transfert du savoir ;
- Sa conversion en aptitudes réplicables ;
- L’application des connaissances à divers niveaux.
Apple Inc. utilise des outils modernes pour la capitalisation de ses connaissances. Le géant californien se sert d’un entrepôt de données, de plusieurs systèmes experts pour fluidifier le transfert des savoirs.
Transformer les gestes métier et réflexes d’experts en savoirs transmissibles
L’enquête de prévision d’évolution de la gestion des connaissances de l’APQC souligne un point très important. La rotation des collaborateurs et les départs à la retraite rendent critiques la captation et le transfert des connaissances pour 36 % des dirigeants. Voici nos conseils actionnables pour y remédier.
Méthodes de captation et de formalisation des savoirs terrain
Les compétences informelles s’acquièrent au fil du temps par l’expérience. Pour mobiliser et codifier ces savoirs, commencez par orienter votre culture d’entreprise vers le partage des connaissances et la collaboration.
Cartographiez ensuite les savoirs disponibles grâce aux outils d’intelligence artificielle : procédures, documents, expertises internes… Nommez des Knowledge Management Managers pour structurer le processus de captation et animer la formalisation des connaissances.
Nous vous suggérons de créer un guide de transmission interne réutilisable et clair ainsi que des supports de formation opérationnels avec les données recueillies.
Implication des experts métiers dans le partage des connaissances
L’enquête de l’IDC sur les principaux défis des organisations dans l’exploitation des données et connaissances souligne l’importance de ce point. Pour 30 % des dirigeants, les collaborateurs dissimulent leurs connaissances afin de protéger leur statut au sein de l’entreprise.
Ce n’est qu’après la démission d’un expert qu’ils réalisent la difficulté de remplacer ses compétences clés. Vous avez donc tout intérêt à impliquer vos experts métiers en amont et en aval du processus de gestion des connaissances. Cela passe par :
- La mise en place d’un système qui encourage la transmission de savoir ;
- La création de tutoriels et d’entretiens en accord avec les experts ;
- La mise en œuvre de plateformes collaboratives et de communautés de pratique internes.
En plus de voir son expertise valorisée, le profil expérimenté acquiert de nouvelles compétences pédagogiques avec cette approche.
Outils de gestion et supports pour pérenniser les connaissances
L’exploitation durable de votre processus de management des connaissances passe par l’automatisation. Servez-vous d’un outil de gestion pour notifier la fin d’exécution d’une tâche ou le besoin de formation d’un talent par exemple. Cela vous permettra de gagner du temps, d’accroître la transparence des informations et de rationaliser chaque journée de travail.
N’hésitez pas à inclure des systèmes de gestion de projets et des plateformes de gestion de contenu et de documents pour maximiser l’impact du processus.