Selon une enquête menée par Yoobic, les travailleurs de terrain représentent 80 % de la main-d’œuvre mondiale. À l’ère de la digitalisation des savoirs, ils sont encore 72 % à utiliser des supports papier pour réaliser leurs tâches quotidiennes.
Même sans recourir à l’intelligence artificielle ou au machine learning, la digitalisation des connaissances reste un enjeu majeur pour les entreprises. Repenser vos méthodes de partage devient alors essentiel pour gagner en efficacité, garantir la continuité des activités et maîtriser les coûts.
Pourquoi devez-vous digitaliser la transmission des savoirs terrain ?
Les établissements des secteurs comme l’hôtellerie, le retail, la logistique et l’industrie dépendent des équipes terrain pour assurer la fiabilité de leurs services au quotidien. La digitalisation des connaissances optimise le transfert des savoirs, améliore la formation continue et pérennise l’apprentissage organisationnel.
Des savoirs informels clés souvent peu capitalisés
Les savoirs informels s’acquièrent par le biais de l’expérience quotidienne et de l’interaction sociale. Ces connaissances tacites représentent plus de 80 % du savoir d’une entreprise. Leur documentation et leur partage évitent de profonds dysfonctionnements internes relatifs au turnover ou à la rupture générationnelle.
La capitalisation des connaissances informelles fait partie des principaux enjeux de la digitalisation, surtout dans le cadre de la transmission savoir en France. Selon une étude de l’INSEE en Hauts-de-France, environ 43 à 50 % des techniciens experts de l’industrie cesseront leur activité à l’horizon 2030. Il en est de même pour 36 % des cadres techniques et des ingénieurs, toutes spécialités confondues. Cette situation crée un risque de perte des savoir-faire critiques en l’absence d’une bonne stratégie de digitalisation des savoirs.
Besoin de réactivité, d’accessibilité et de continuité
La digitalisation permet de suivre en temps réel et pour chaque agent sur le terrain le déroulement des interventions. Cette vision à 360 degrés facilite la répartition des tâches aux bons profils pour une exécution en un minimum de temps.
La bonne qualité du processus de transmission des savoirs terrain améliore la communication entre les membres des équipes, puis entre celles-ci et la hiérarchie.
Elle vous permet d’examiner la situation à laquelle vos talents sont confrontés et de prendre les décisions adéquates pour assurer la continuité des opérations. Ce processus digitalisé assure une bonne réactivité et une plus grande personnalisation dans la gestion des carrières.
Un levier de performance pour les équipes opérationnelles
Les processus et tâches papier entraînent les erreurs, surtout dans le cadre de l’onboarding des nouveaux talents. Avec cette approche, il y a plus de chance que vos collaborateurs reproduisent les mêmes tâches pour corriger leurs manquements.
La digitalisation des savoirs, des tâches et des procédures offre un canal de communication plus approprié entre les équipes terrain et le reste de l’entreprise. Les nouvelles recrues peuvent facilement :
- Accéder aux processus et modes opératoires numériques ;
- Accélérer leur processus de formation ;
- Réduire le temps requis pour devenir pleinement opérationnel.
La digitalisation permet en outre au pôle Learning et Développement d’expérimenter plusieurs formats d’apprentissage pour déterminer les approches les plus adaptées.
Outils digitaux qui facilitent la transmission de savoirs sur le terrain
La gestion des connaissances (Knowledge Management) axée sur la transmission des savoirs favorise le feedback des équipes terrain et la mise à jour des données. Encore faut-il le bon outil digital et la bonne approche de digitalisation pour accompagner la montée en compétence de vos talents !
Vidéo mobile, micro-learning, podcasts internes
Les savoirs informels peuvent se centraliser dans des procédures, des guides ou des bases de connaissances. L’objectif reste le même : créer des versions numériques structurées de manière logique avec des formats visuels et engageants.
Pour y arriver avec un maximum de réussite, nous vous recommandons de créer plusieurs parcours digitaux :
- Ajout de visuels et de courtes séquences vidéo (micro-learning) ;
- Enregistrement de podcasts internes pour vulgariser les étapes de vos modes opératoires ;
- Créations de quiz pour évaluer la bonne assimilation des connaissances.
Vous souhaitez mettre l’accent sur l’échange et le partage de connaissances entre collaborateurs ? N’hésitez pas à inclure des éléments de social learning à votre outil digital de formation : forum, messagerie instantanée…
Chaque talent pourra ainsi développer ses compétences comportementales (soft skills) et techniques (hard skills) sur la base d’un capital immatériel riche.
Plateformes collaboratives et bibliothèques de savoirs
Les outils collaboratifs consolident la qualité de votre processus de digitalisation des savoirs terrain. Ils facilitent l’accès aux ressources métiers de votre entreprise et permettent de partager les bonnes informations aux équipes à distance.
Optez pour une Skill Management Platform comme Klara afin de cartographier les compétences clés de votre entreprise.
Suivi, validation et reconnaissance en temps réel via le digital
Vous devez aligner le Knowledge Management stratégique avec la vision à long terme de votre entreprise. Anticipez les besoins futurs en compétences grâce au suivi des capacités actuelles de vos collaborateurs terrain. Cette approche proactive permet d’opérer les ajustements qui s’imposent en matière de formation et de recrutement pour rester à la pointe de l’efficacité opérationnelle.
Les fonctions de Data Visualisation incluses dans notre outil de suivi des compétences vous aident à suivre en temps réel les niveaux de qualification de vos talents. Notre plateforme digitale propose aussi un système de validation des compétences qui garantit que leurs savoir-faire essentiels sont toujours à jour.
Facteurs clés de succès pour une digitalisation efficace
La mise en place d’une stratégie digitale claire et soigneusement définie ne suffit pas. Vous devez être capables de mesurer et d’adapter le processus de digitalisation en continu dans une démarche inclusive.
Impliquer les experts métier dans la création des contenus
La transmission des compétences passe par un état des lieux minutieux des savoirs, savoir-faire et savoir-être de vos collaborateurs. Elle inclut les connaissances des profils séniors acquises de manière informelle, d’où l’importance d’associer ces experts.
Dans son étude sur la séniorité et l’accès à l’emploi, IPSOS souligne d’ailleurs l’utilité des binômes séniors/juniors dans la transmission des savoirs.
La majorité des recruteurs (88 %) recommandent cette solution pour réduire progressivement le temps de travail des experts sans impacter leurs droits à la retraite. Elle permet aussi de cumuler une activité utile avec la retraite.
Impliquer les experts métier garantit la qualité, la pertinence et l’impact du contenu didactique produit. Vous pouvez les consulter pour valider les supports d’apprentissage, apporter des modifications et veiller à l’exactitude des informations.
Adapter les formats aux usages réels du terrain
Les équipes terrain se focalisent sur leur cœur de métier : elles ne peuvent pas consacrer du temps au déchiffrage d’instructions complexes. Considérez par ailleurs le fait que le mode de fonctionnement de la mémorisation diffère pour chaque individu. L’assimilation des informations visuelles reste cependant très efficace pour 65 % des hommes.
Privilégiez les formats visuels et interactifs comme les listes de contrôle étape par étape assortie d’une photo pour chaque phase et les courtes vidéos.
Mesurer l’impact et faire évoluer les outils en continu
Avec les bons indicateurs clés de performance (KPI), vous pouvez mesurer l’impact de la digitalisation des compétences terrain. Le taux d’inscription et de connexion aux plateformes digitales indique par exemple le nombre de collaborateurs qui accèdent réellement aux outils numériques. Le temps passé sur ces supports permet, quant à lui, de quantifier leur engagement.
Considérez la digitalisation comme une approche d’amélioration et d’adaptation continues. Nous vous suggérons d’exploiter les données recueillies au cours de l’évaluation de votre processus afin d’adapter vos outils et processus aux réels besoins des collaborateurs.