Pour une promotion interne, un congé parental ou un départ à la retraite, la passation de poste reste une opération délicate entre offboarding et onboarding. La transmission des compétences au cœur de ce processus impacte la continuité des activités et le capital immatériel de votre entreprise. On vous présente les enjeux, outils, méthodes et actions clés pour réussir la passation de postes à vos nouveaux collaborateurs.
Comprendre l’enjeu de la passation de poste
Le principal enjeu de la passation de service est de garantir une transition fluide et efficace pour la nouvelle recrue. Elle doit assurer la transmission des compétences, connaissances et savoir-faire nécessaires à une prise de poste réussie sans créer trop de perturbations dans l’entreprise.
Pourquoi la transmission d’expertise est-elle importante ?
Votre entreprise doit créer les conditions requises pour accéder aux connaissances internes en temps réel. La transmission des savoirs et la culture du partage de connaissances :
- Favorisent les nouvelles idées ;
- Encouragent l’innovation ;
- Assurent la pérennité des opérations.
Le Rapport Panopto sur la connaissance et la productivité du lieu de travail confirme l’importance de cette pratique. Pour 81 % des talents interrogés, les connaissances acquises par l’expérience pratique (compétences tacites) sont les plus complexes à remplacer quand elles sont perdues.
Dans le contexte de la passation de poste, la transmission d’expertise pose les bases de la formation continue du nouveau salarié. Elle contribue à la rétention du savoir-faire métier grâce à une formalisation efficace des connaissances et pratiques de travail.
Risques liés à une passation de service mal préparée
Le chef d’équipe ou l’expert métier qui quitte son poste à la fin de son contrat laisse un vide dans l’entreprise. Le gap est encore plus important quand le départ se fait sans un processus clair de partage d’expérience et de connaissances.
Cette perte se répercute sur la compétitivité, la productivité et l’efficacité de votre organisation. Une passation de poste mal préparée :
- Augmente le risque de répétition des erreurs ;
- Nuit à l’agilité de l’équipe concernée ;
- Démotive les collaborateurs ;
- Bloque l’optimisation des processus de montée en compétences ;
- Ternit la réputation de l’entreprise.
Les auditeurs de KPMG estiment qu’un partage des connaissances mal effectué peut coûter entre 50 000 et 500 000 euros par an aux entreprises. Dans le cas d’une mauvaise transmission savoir industrie, ces pertes peuvent s’accentuer. Les connaissances tacites représentent en effet 80 % du capital immatériel dans ce secteur.
Les attentes des équipes et des managers
Vous devez annoncer la rupture du contrat de travail, le départ en retraite ou le changement de poste le plus tôt possible en interne. Cette annonce doit cependant s’effectuer en accord avec vos managers pour éviter les mauvaises surprises et les rumeurs.
Définissez une liste de tâches à effectuer avec le collaborateur avant la fin de sa mission. Priorisez ensuite chacune d’entre elles pour donner une vision claire aux managers sur le processus de transmission.
Prenez le temps d’expliquer à chaque talent qui reprendra une partie des missions vacantes les bons contacts, les process… La passation de poste doit permettre à l’équipe concernée de développer ses compétences pour assurer la continuité du service.
Outils et méthodes pour structurer la passation
Le processus d’offboarding qui accompagne la passation de service sert à faciliter l’intégration des nouveaux collaborateurs. La montée en compétences suppose cependant le traitement d’une quantité importante de données. Il convient donc d’inclure des logiciels et méthodes efficientes à cette démarche afin d’en garantir la réussite.
Cartographie et digitalisation des compétences clés
La cartographie des compétences sert à détecter et à évaluer les aptitudes, connaissances et comportements des employés requis pour être efficaces à leur poste.
Par exemple, organisez des ateliers avec le talent sur le départ pour recenser ses compétences clés. L’expert peut s’appuyer sur un questionnement auto-réflexif et sur l’analyse de son travail en temps réel afin d’identifier ses activités et compétences critiques.
Menez ensuite une série d’entretiens d’explicitations pour peaufiner le rendu. Demandez-lui enfin de vulgariser ses savoirs avec la bonne modalité pédagogique à travers des pitchs vidéo que vous centralisez sur votre plateforme collaborative.
Vous recherchez un outil pour centraliser cette cartographie et l’intégrer à vos process pour automatiser la transmission de savoirs ? Utilisez un outil de suivi des compétences pour personnaliser chaque passation de poste.
Guides, trames et checklists personnalisées
La nouvelle recrue reçoit beaucoup de nouvelles données en très peu de temps lors de la période de passation. Assurez-vous donc qu’elle dispose d’un document central qui reprend les points essentiels de son poste :
- Guides et trames liés aux missions ;
- Outils et codes d’accès ;
- Principales tâches quotidiennes ;
- Interlocuteurs privilégiés…
Transmettez un document en format papier et un fichier disponible en format digital sur votre plateforme collaborative. Vous facilitez ainsi sa mise à jour pour la prochaine passation de poste.
Créez enfin une checklist personnalisée de tous les outils utiles à ce poste : Trello, CRM, Google Drive…
Feedbacks, auto-évaluations et évaluations managériales
N’hésitez pas à recueillir le retour d’expérience du collaborateur qui part. Ce moment d’échange permet non seulement de laisser une bonne dernière impression mais aussi d’ajuster votre stratégie de fidélisation et de rétention des talents.
N’oubliez pas d’intégrer l’offboarding à votre outil de gestion des ressources humaines. Cette astuce permet d’automatiser l’analyse des indicateurs RH et de faciliter les évaluations managériales. La data visualisation sert ensuite à identifier les profils susceptibles de partir et à entreprendre les meilleures actions pour les fidéliser.
Kit d’actions clés pour une transmission efficace
La préparation d’une passation en interne passe par une série d’actions essentielles pour fluidifier l’offboarding et l’onboarding. Voici les démarches essentielles à maîtriser :
Préparer la documentation et les supports de transmission
Documentez l’ensemble des informations pertinentes sur chaque situation de travail liée au poste en question. Ce travail englobe les politiques internes, les procédures, les ressources clés, les contacts importants et tout élément essentiel au bon déroulement des missions.
Synthétisez enfin la documentation en optant pour des supports de transmission facilement accessibles pour la nouvelle recrue.
Organiser des sessions de passation et de mentorat
Intégrez le nouveau talent au processus de transmission de poste quelques semaines avant le changement de poste. Il bénéficiera d’un transfert de compétences en binôme pour prendre ses marques sans perturber le bon fonctionnement des opérations en cours.
Nous vous encourageons à organiser des réunions individuelles, des sessions de formation et des échanges informels sous forme de mentorat. Ces précautions améliorent l’efficacité des informations transmises et garantissent une transition en douceur.
Suivre, mesurer et ajuster la montée en compétences
Mettez en place un suivi fréquent tout au long de la passation de service afin d’anticiper les problèmes potentiels. Planifiez ensuite des réunions périodiques avec la nouvelle recrue et les parties prenantes concernées pour :
- Évaluer sa progression ;
- Répondre à ses préoccupations ;
- Prendre les mesures correctives nécessaires.
Utilisez également les indicateurs de performance pour évaluer une formation, mesurer la satisfaction et orienter le parcours professionnel de votre nouveau collaborateur.