La mise en place d'une politique de tutorat efficace et cohérente en entreprise nécessite une approche réfléchie et bien structurée. 6 étapes clés pour y parvenir avec brio.
Définir les objectifs du programme de tutorat
Avant de commencer, définissez clairement les objectifs et les attentes du programme de tutorat. Est-ce pour favoriser le développement des compétences ? L'intégration des nouveaux employés ? Ou bien la transmission de connaissances spécifiques ? La définition d'objectifs ciblés, mesurables et atteignables permettra de donner une vision claire du but à atteindre, pour l'ensemble des parties prenantes du dispositif.
Analyser les besoins en formation
Une des premières étapes de ce processus consiste à recenser les besoins en compétences. Pour faire l’inventaire des besoins et de leur priorisation, il convient donc d'identifier et d’analyser les réels besoins de chaque collaborateur, au regard de ceux de l’entreprise. L’objectif ? Identifier les écarts de compétences et prioriser en fonction de l’urgence et de l’impact.
Programme de tutorat adapté, accompagnement personnalisé… Le recensement des besoins en formation exerce une importance considérable, puisqu’il permet de faire correspondre les besoins avec la méthode et le contenu du programme de tutorat.
Afin d’affiner l’analyse et rationaliser la prise de décision, quelques outils :
- le tableau d'écart de compétences, pour comparer la performance métier actuelle avec celle souhaitée ;
- la matrice de compétences et de polyvalence, pour cartographier et visualiser les compétences et aptitudes opérationnelles disponibles en interne ;
- la grille d’analyse des besoins d’aide des apprenants ;
- le référentiel de critères d’évaluation des compétences professionnelles et techniques ;
- les entretiens individuels ;
- les tests et simulations.
Identifier et impliquer toutes les parties prenantes
Chaque collaborateur, tuteur, manager et membre de l’équipe RH apporte une perspective unique qui peut grandement enrichir l’analyse des besoins. Impliquer chaque partie prenante dans la conception et la mise en œuvre du programme de tutorat garantira un programme plus adapté, une meilleure adhésion à la démarche, ainsi qu’un engagement partagé et durable.
Désigner et former les tuteurs
Afin d’optimiser la fonction tutorale, il est recommandé de s’assurer que le futur tuteur possède les connaissances, savoir-faire et savoir-être qui seront visés par le processus de tutorat. Autre point important : celui-ci doit adhérer et partager les valeurs, mais aussi la culture de l’entreprise. En effet, il doit être en mesure de les transmettre à l’apprenant.
Il est donc primordial qu'un tuteur soit parfaitement formé à sa mission. Communication, repérage des compétences "embarquées" dans la situation de travail, pédagogie, évaluation… Offrez une formation aux tuteurs pour leur permettre de comprendre leur rôle, les attentes du programme de tutorat et les meilleures pratiques pour accompagner efficacement les collaborateurs de terrain.
Outiller la fonction tutorale
Pour accueillir et intégrer ses collaborateurs efficacement, mais également réussir le transfert de compétences, les tuteurs doivent disposer des ressources nécessaires. Pour aider ces derniers à remplir efficacement leur rôle, des éléments et supports sont les bienvenus, tels que :
- des documents et un livret d'accueil à fournir aux nouveaux collaborateurs ;
- une checklist des informations importantes à transmettre à la personne tutorée, dès le début de son tutorat ;
- des plans de formation type ;
- des guides et fiches pratiques ;
- des outils de communication ;
- une communauté de pratique ;
- des supports d'évaluation.
Établir un plan de suivi et d’évaluation
À la fin de l'étape de planification, il est crucial d’établir un plan de suivi et d’évaluation clair, précis et dûment accordé parmi toutes les principales parties prenantes. Ce plan permettra d’évaluer régulièrement les progrès des apprenants et d’ajuster les activités de tutorat en conséquence.
La mise en place d’une évaluation du processus tutoral passe par différentes étapes, telles que :
- la mise en place d’entretiens d'évaluation et de suivi ;
- l’analyse (quantitative et qualitative) des pratiques ;
- la construction d'indicateurs de performance (quantitatifs et qualitatifs) ;
- la mise en place d'un processus d'amélioration continue de la performance.
