Si réussir son questionnaire consistait à poser des questions et cliquer sur « envoyer », nous ne serions pas là pour tenter de décrypter les clés d’optimisation de l’impact et de l’analyse.
En effet, la démarche de questionnaire en ligne nécessite une phase de réflexion, afin d’éviter des biais qui feraient perdre tout sens aux réponses, et vous faire prendre les mauvaises décisions.
Aller à la pêche aux feedbacks, demander des évaluations, ou s’autoévaluer sur des compétences, du savoir-être au savoir technique, nécessite d’avoir une approche méthodique afin de recueillir les informations pertinentes et exploitables tant à une échelle individuelle que collective.
1. La phase de construction
Un questionnaire est tout d’abord une préparation menée prudemment. La phase de construction est donc un primordial, permettant de fixer les objectifs que l’on souhaite ressortir de ce questionnaire, quels sont les points importants que je veux que mes collaborateurs communiquent…
S’assurer de la cible et que les réponses qui seront apportés sont pertinentes. Comme pour tout projet, si la cible visée n’est pas adaptée à ce que l’on recherche, les réponses ne seront pas impactant et n’auront aucun intérêt pour les objectifs définis précédemment.
Construisez votre questionnaire via une cible, des objectifs et une communication efficace de ce dernier, est donc nécessaire si vous souhaitez un outil qui marquera sur la durée votre entreprise.
2. Contextualisez : Instaurer la confiance dès l'introduction
Se mettre à la place du collaborateur n’est jamais facile, mais concernant un questionnaire c’est possible en contextualisant la mise en place de ce questionnaire. Pourquoi ce questionnaire a été créé ? Combien de temps dure-t-il ? Quelle thématique ce questionnaire va aborder ?
Répondre à ces questions dès l’introduction (mail de découverte ou en première page du questionnaire) est essentiel pour instaurer la confiance chez le collaborateur et qu’il sait que ce questionnaire lui est bénéfique.
3. Règle de l’entonnoir, du plus large au plus détaillé
Dans un questionnaire, une bonne pratique d’optimisation est la règle de l’entonnoir. La règle de l’entonnoir consiste à aborder, sur un même sujet, d’abord les questions plus larges pour finir par les plus précises. Passant des questions introductives et qualifiantes, à des questions générales et spécifiques, enfin finir avec des questions signalétiques. Cette méthode permet de créer une réelle trame logique dans votre questionnaire, de ne pas perdre votre interlocuteur, structurer et ainsi comprendre son chemin de pensée à travers les questions posées.
4. Regroupez les questions par thème
Un tips dont les collaborateurs ont vraiment besoin lorsqu’ils remplissent un questionnaire : une structure. Restez structuré dans vos questionnaires est décisif pour obtenir des réponses pouvant être analysées. Les thèmes ou thématiques sont là pour vous aider ! Regrouper les questions qui correspondent au même thème (par exemple pour un questionnaire de community management : regrouper les réseaux Instagram, LinkedIn, Facebook ensemble dans le même thème que vous appelez « Réseaux »).
5. Limitez les questions ouvertes mais ne pas les proscrire
0 question ouverte dans votre questionnaire n’est pas envisageable, en revanche construire votre questionnaire avec 50% de questions ouvertes, c’est également à proscrire. Vos collaborateurs ne s’attendent pas à passer 30 minutes à remplir vos questionnaires par des paragraphes. Ils souhaitent une fluidité, cliquer sur « oui ou non », sélectionner 2 ou 3 réponses, et c’est fini ! Limiter les questions ouvertes permettrait un taux d’engagement plus élevé et donc des réponses plus nombreuses de collaborateur qui seront satisfaits des questionnaires qu’ils reçoivent. Ces réponses ouvertes sont en effet moins biaisé car ce sont les mots directs du collaborateur que vous lisez, cependant trop peu « analysables » sur un échantillon conséquent et peu pertinent.
6. Ne pas avoir deux questions en une
Le meilleur moyen de rendre votre questionnaire illisible est de formuler des questions trop vagues et/ou couvrant trop de sujets à la fois.
Mieux vaut valoriser des questionnaires avec 20 réponses précises attendues que 10 réponses attendues essayant de couvrir un sujet tortueux et vaste. Soyez concis, précis tout en couvrant le sujet largement. Pas facile dit comme ça mais avec tous ces tips, vous pouvez le faire !
7. S’assurez d’utiliser des termes bien compris – les définir si besoin.
« Tu es en TT ? », « J’ai rencontré une SU », « J’ai travaillé sur le SSO ».
Essayer de répondre à un questionnaire sans avoir encore acquéri le verbatim de votre entreprise peut être déroutant. S’assurer d’utiliser des termes compris par tous les collaborateurs (ou les définir au début de votre questionnaire) est essentiel afin de ne rien laisser libre d’interprétation (éviter les « et » « ou » notamment).
Ajouter si nécessaire un lexique au début de votre questionnaire, incluant les mots-clés, pour que tous vos collaborateurs soient rassurés et sur la même longueur d’onde tout le long de votre questionnaire.
8. Biais potentiel : les exemples dans les questions
Rien de pire qu’un questionnaire avec des réponses biaisées. Cela engendre une perte de temps, autant pour les managés que les managers, ainsi qu’un ralentissement dans le processus d’analyses. Pour éviter tout cela, le mieux est d’éviter d’intégrer des exemples dans vos questions et donc pas de biais dans les retours de vos collaborateurs.
9. Avoir une possibilité de réponse pour tous les répondants
Rendez votre questionnaire universel. Mettez-vous dans la peau de tous vos collaborateurs et permettez donc pour chaque réponse une possibilité de réponse pour tous (par exemple : insérer « aucun » ou « pas concerné » dans le choix de réponse).
10. Explicitez les échelles sans laisser apparaître votre norme de réponse
Imaginons une échelle de compétences allant de « je ne suis pas compétent » à « je suis expert ». Comment définir si on est un expert sur un domaine ou non ? Ce tips vous informe qu’il est important d’expliciter les échelles et définir à quel moment on peut se considérer comme expert ou incompétent suivant la compétence nommée. Des divergences peuvent arriver dues à la vision différente de chacun sur le sujet. Certains peuvent se prétendre experts car ils savent former sur cette compétence précise tandis que d’autres se disent experts après la simple compréhension de cette même compétence.
11. Finir sur un mot de remerciement = la récompense
Rien de plus gratifiant, après 20 minutes de concentration profonde, qu’un petit mot de félicitations de la part du gestionnaire du questionnaire. Vous le méritez bien !
12. Avant de se lancer, n’oubliez pas !
Et deuxièmement, mettez en place un plan de communication autour de votre campagne de suivis.
Ces éléments peuvent modestement assurer l’atteinte des objectifs que vous vous êtes fixés à la réalisation de votre questionnaire. Ils permettront de faciliter l’engagement des collaborateurs ciblés, qui se sentiront en confiance et avec toutes les clés pour bien comprendre ce qu’on attend d’eux. Sur une deuxième phase (et pas des moindres), les données qui seront remontées seront exploitables et vous permettront de prendre les bonnes décisions quant au plan d’actions à mettre en place.
