Difficile de mettre en place un plan de formation réussi lorsqu’il faut conjuguer attentes business de l’entreprise et besoins des collaborateurs ! Par où commencer ? Quelques pistes à explorer pour élaborer un plan de formation solide et efficace.
1. Analyser les besoins et définir des objectifs clairs
Une formation doit répondre avec précision au besoin du salarié et de l’organisation. Avant de commencer la conception du plan de formation, il est donc essentiel d’étudier le contexte au préalable, afin de définir précisément ce que l'on souhaite accomplir. Il convient donc de construire une cartographie des compétences internes existantes ; elle vous permettra de dresser un état des lieux des ressources actuelles et de cibler les actions à mettre en place pour atteindre les objectifs prédéfinis en matière de formation et développement.
2. Optimiser le budget formation
L'aspect financier a bien entendu un impact dans le choix des besoins et contenus pédagogiques à prioriser. Le budget de formation annuel est défini en fonction de la masse salariale, des changements de poste, des mutations internes et externes et des besoins en compétence. Le budget prévisionnel de votre PDC doit donc être élaboré avec soin pour garantir une allocation efficace des ressources et atteindre les objectifs fixés.
3. Mettre en place des indicateurs de réussite de la formation
Fixer des objectifs et des jalons que l’on souhaite atteindre est un bon début, mais ce n’est pas suffisant ! L’étape suivante est de construire des KPIs qui ont du sens pour suivre l’évolution des compétences et des performances professionnelles de ses collaborateurs.
Les indicateurs de gestion de la formation sont les mesures quantifiables utilisées pour évaluer et connaître l’efficacité des actions de formation mises en place en entreprise. Les 4 indicateurs clés de gestion de la formation sont :
- le taux d’accès à la formation ;
- le coût de la formation ;
- le taux de satisfaction des collaborateurs sur les formations proposées ;
- le pourcentage de salariés ayant suivi au moins une action de formation.
En mettant en place des indicateurs de gestion pertinents, vous maximisez l’impact des actions de formation sur les objectifs organisationnels et augmentez la crédibilité de la fonction formation dans votre entreprise.
4. Proposer des modalités pédagogiques adaptées
Il est crucial de s’assurer que le contenu réponde précisément au besoin de l’apprenant. Pour cela, il est important d’adapter les activités, les ressources et les évaluations en fonction des besoins individuels des collaborateurs. On tient alors compte des compétences dont ils ont besoin pour mener à bien leurs activités, mais également de leur préférence d'apprentissage : style visuel, auditif/auditoire, verbal, kinesthésique, logique, social, ou encore solitaire.
D’autre part, pour maximiser l'efficacité du plan de formation, il est également bénéfique d'utiliser une combinaison de méthodes pédagogiques, telles que les sessions de formation en présentiel, les l’e-learning, le micro-learning, les études de cas, les simulations, etc. Ancrée sur les leviers de motivation, une stratégie de diversification co-construite avec l’apprenant permet d’offrir une expérience d’apprentissage stimulante et enrichissante, d’augmenter la rétention de l’information et, in fine, de favoriser durablement l’engagement en formation.
5. Impliquer les apprenants (et les managers) dans le processus
Impliquer les apprenants dans leur processus d’apprentissage est une condition sine qua non de l’engagement en formation et ce, dès l’intégration au sein de l’entreprise. Mais comment capter leur attention, les motiver et les engager sur le long terme ? Quelques ingrédients sont essentiels pour susciter l’intérêt et l'enthousiasme des collaborateurs à l’égard de la formation, tels que :
- Relier les tâches quotidiennes aux objectifs de formation.
- Se concentrer sur les forces de chaque apprenant et lui faire prendre conscience de son potentiel.
- Encourager les apprenants à relever des défis en formalisant les objectifs de formation à atteindre.
- Renforcer la relation manager-managé en facilitant et systématisant le dialogue et l’échange.
- Encourager la collaboration et le travail d’équipe pour établir des valeurs communes, renforcer le sentiment d’appartenance et responsabiliser.
Vous l’aurez compris, une équipe impliquée est synonyme d’efficacité et de meilleurs résultats. On n’oublie donc pas les managers, qui ont leur rôle à jouer dans la montée en compétence des collaborateurs. En effet, ce sont eux qui insufflent une dynamique collective, mais également l’esprit entrepreneurial : ils animent et fédèrent leur équipe autour d'intérêts, de projets et d’objectifs communs. Ce sont également eux qui valident les objectifs pédagogiques précédemment définis. Empathie, ouverture d’esprit, humilité, bienveillance… le manager devient coach.
Cultiver le leadership et fournir un feedback régulier et constructif : des indispensables pour révéler et cultiver le potentiel de ses collaborateurs.
6. Opérer un suivi régulier des compétences de ses équipes
Pour que le plan de formation soit vraiment efficace, il est important de créer une culture organisationnelle qui valorise et encourage le développement continu de ses collaborateurs.
Tout au long du plan de formation, il est essentiel de mettre en place des mécanismes de suivi et d'évaluation pour accompagner la progression des apprenants. On peut notamment citer :
- les évaluations par les pairs ;
- les auto-évaluations ;
- et l’entretien annuel d’évaluation.
Les résultats de l'évaluation doivent être utilisés pour ajuster le plan de formation si nécessaire.
En suivant ces règles d'or, vous augmenterez considérablement les chances de succès de votre plan de formation et contribuerez à l'amélioration continue des compétences et des performances au sein de votre organisation.
