Améliorer sa gestion en optimisant son point hebdomadaire
Le point hebdomadaire est un rituel managérial qui renforce l'efficacité opérationnelle et favorise la coordination des équipes vers l'atteinte des objectifs fixés.
Comment faire de ce moment un outil efficace pour améliorer sa gestion ? Réponses dans cet article.
Le point hebdomadaire, un point essentiel
Les réunions hebdomadaires débutent généralement par un tour de table où chaque participant partage ses activités de la semaine écoulée : les tâches accomplies, les personnes rencontrées, les progrès réalisés dans ses projets, etc. Le but de ces réunions est de rendre compte de l'avancement des missions de chacun durant la semaine écoulée et de récapituler les décisions prises collectivement. Ensuite, chacun dispose d'un temps dédié pour exposer ses difficultés, favorisant ainsi la résolution de problèmes en groupe. Le point hebdomadaire est également le moment idéal pour mettre en avant ses réussites de la semaine.
Une meilleure communication en équipe
Le point hebdomadaire améliore la communication en équipe puisqu’il permet de mettre en place un échange régulier et structuré. En offrant à chaque membre de l’équipe l'opportunité de partager ses avancées, ses activités de la semaine et les défis auxquels il a été confronté, il renforce la transparence et la cohésion. En donnant la parole à chaque participant, cet entretien permet de mieux comprendre les responsabilités des membres de l’équipe et de coordonner les efforts. En encourageant également la reconnaissance des réussites individuelles, le point hebdomadaire stimule la motivation collective et renforce le sentiment d'appartenance à l'équipe. Ainsi, il constitue un outil essentiel pour une communication efficace et une collaboration harmonieuse.
Définir ses taches et ses objectifs
Le point hebdomadaire favorise une synchronisation efficace des objectifs et des tâches en offrant un espace régulier pour aligner les priorités et les actions avec les objectifs globaux de l'équipe. En évaluant régulièrement la progression des tâches, il facilite l'identification des ajustements nécessaires pour atteindre les objectifs fixés. Appliquer la méthode SMART (Spécifique, Mesurable, Atteignable, Réaliste, Temporellement défini) pendant ces réunions permet de définir des objectifs clairs et précis. Cela facilite leur suivi et assure une meilleure efficacité dans l'atteinte des objectifs individuels et collectifs.
Comment préparer son point hebdomadaire ?
La préparation de la réunion hebdomadaire implique plusieurs aspects cruciaux, guidant le manager dans la planification de cet échange régulier.
Choisir le jour, l’heure et le lieu
Sélectionner judicieusement le moment et l'endroit pour assurer la disponibilité des participants et maximiser l'efficacité du point, idéalement en début de semaine pour permettre une concentration optimale.
Choisir les participants
Sélectionner attentivement les participants selon les sujets à traiter, tout en informant clairement et en avance sur la tenue de la réunion, favorisant ainsi la préparation et la participation active.
Préparer l’ordre du jour
Élaborer un ordre du jour détaillé, permettant une structure claire et efficace de la réunion, tout en veillant à une durée raisonnable pour maintenir l'attention des participants, généralement entre 30 et 40 minutes.
Conseils pour optimiser ses points hebdomadaires
L'optimisation du point hebdomadaire passe par une planification minutieuse de l'ordre du jour et la sélection judicieuse des participants, garantissant ainsi des échanges efficaces et une utilisation optimale du temps de réunion.
Des conseils simples pour une prise de parole efficace
Le point hebdomadaire est un outil puissant pour mettre en avant son talent managérial. Afin de maximiser l’efficacité de sa prise de parole durant les points hebdomadaires, les spécialistes recommandent d’appliquer les points suivants :
- Pour que les interlocuteurs retiennent le message clé, il est important de se fixer une intention claire : remotiver les membres de l’équipe lorsqu’on est manager, convaincre, ou expliquer.
- Choisir soigneusement les éléments à transmettre pour maximiser l'impact, en optant pour une formulation concise et percutante.
- Consacrer une attention particulière aux premières secondes de la prise de parole pour créer un climat favorable à l'écoute et à l'adhésion.
- Éviter les mots abstraits et privilégier des expressions imagées et évocatrices pour captiver l’audience et marquer les esprits.
- Rester attentif aux signaux de l’auditoire pour ajuster le discours en conséquence et maintenir son intérêt.
- Répéter les points clés régulièrement pour renforcer leur impact et afin que les membres de l’équipe les retiennent.
- Utiliser le silence comme un outil puissant pour permettre au message principal de résonner et aux autres membres de l’équipe d’y réfléchir.
- Adopter une approche directe et concise
Suivre le progrès après chaque point hebdomadaire
Le suivi de progrès après chaque point hebdomadaire permet de mieux évaluer les efforts de l'équipe. En évaluant les résultats et en ajustant les actions en conséquence, le suivi post-point hebdomadaire aide le manager à vérifier que les objectifs fixés sont atteints de manière efficace et efficiente. De plus, cela favorise la transparence, la responsabilité et la collaboration au sein de l'équipe, renforçant ainsi la confiance et la motivation pour continuer à progresser vers les objectifs communs.
Sources :
MANAGEMENT : L’INTÉRÊT DE FAIRE DES POINTS HEBDOMADAIRES - Agilytae
Méthode SMART : Comment l’appliquer à la gestion de projet (+Exemple) - Blog de Gestion de Projet
À quoi correspond le point hebdomadaire ? - Payfit
10 conseils pour gagner en impact dans sa prise de parole - Linkedin
