Accompagner efficacement les tutorés en entreprise nécessite un encadrement soutenu et de qualité. C’est pourquoi leurs tuteurs doivent démontrer une combinaison de compétences pédagogiques, relationnelles et organisationnelles, afin d’assurer leur rôle avec brio.
Pour atteindre les objectifs du plan de développement des compétences de l’entreprise, prévoir et organiser les moyens nécessaires à la mission tutorale est une étape cruciale. Comment donner aux tuteurs les moyens d'accompagner les tutorés ? Par où commencer ? 3 grandes étapes à ne surtout pas manquer..
Organiser la transmission des compétences
Mettre en place le tutorat de manière efficace dans l'entreprise, cela ne s’improvise pas ! Organiser la transmission des compétences en amont de la mise en œuvre du programme de tutorat est donc une étape à ne surtout pas négliger.
Afin de permettre aux tuteurs d'assumer leur mission dans les meilleures conditions, il est important de suivre les étapes suivantes :
- Définir les objectifs visés par le biais de la formation et du tutorat.
- Bâtir le budget prévisionnel du plan de développement des compétences.
- Bâtir un plan d’action en harmonie avec la stratégie globale (les priorités de l’entreprise et les besoins en formation qui en résultent).
- Identifier les différents acteurs de la mission tutorale (tuteur, pairs, experts, manager, responsable RH - formation).
- Organiser les paires tuteur-tutoré (jumelage) selon les besoins, spécialités et disponibilités de chacun.
- Donner accès à des outils de travail (liste des coordonnées des tuteurs, feuilles de temps à leur intention, compilation des présences aux séances, documents de référence concernant leur rôle, etc.)
- Définir les modalités pratiques d’organisation de la formation (calendrier des séances, planification).
- Choisir le matériel pédagogique et les outils de communication (guides pratiques, MOOC, outils de vidéoconférence, forums ou groupes de discussion, etc.)
- Définir les conditions de réussite et d’évaluation.
Former et professionnaliser les tuteurs
La formation des tuteurs est tout aussi importante que celle des collaborateurs. Afin d’accompagner les tuteurs dans leur mission, il est important de mettre à leur disposition un guide de bonnes pratiques et une offre de formation à la fonction tutorale, en présentiel ou à distance.
Renforcer les compétences des tuteurs en matière de communication, d’accompagnement et de transmission, cela passe par différents enseignements : le soutien à l’apprentissage (les méthodes d’étude, les styles d’apprentissage, les stratégies d’apprentissage, l’enseignement explicite), les habiletés de communication (l’écoute active et l’empathie, la rétroaction et la communication non verbale), etc.
À l'issue de la formation, les tuteurs seront en mesure de :
- Identifier les bonnes méthodes et techniques favorisant la montée en compétences de l’apprenant.
- Identifier les principes de la motivation et de l'engagement.
- Identifier les leviers de motivation et les caractéristiques de chaque génération.
- Donner un feedback clair, constructif et efficace.
- Offrir de la rétroaction et des encouragements.
- Faire face à l'évolution rapide des modes de travail (grâce à une mise à niveau sur les nouvelles méthodes de tutorat).
- Prendre en main les outils numériques d'évaluation et de suivi.
- Évaluer la performance et mesurer les progrès réalisés.
- Identifier des modèles d’erreur qui se répètent.
Renforcer la relation manager-tuteur
La relation tuteur-manager est au cœur du dispositif tutoral. En effet, alors que le manager fixe le cadre de la mission du tutoré, le tuteur transmet le savoir-faire, au quotidien. Assurer une communication régulière entre ces deux acteurs facilite l’identification et l’alignement de leurs objectifs respectifs. Cela permet également de se mettre d’accord sur les différentes composantes clés du programme de tutorat, telles que :
- le référentiel métier et de formation ;
- la forme et le contenu des séances (adaptés à la réalité du terrain et aux besoins spécifiques du public concerné) ;
- le calendriers des activités ;
- les modalités d’évaluation au regard des attendus du poste.
